5 ส เป็นแนวคิดการจัดความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงาน เพื่อก่อให้เกิดสภาพการทำงานที่ดีปลอดภัย มีระเบียบเรียบร้อย อันจะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตที่สูงขึ้น
5ส ประกอบด้วยคุณลักษณะ 5 ประการ ดังนี้
1. สะสาง (Seiri) คือ การแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็น และขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไป มีของที่ไม่จำเป็นอยู่บนโต๊ะ ชั้น และบริเวณที่ทำงานหรือไม่ ที่ทำงานคับแคบหาของไม่เจอ เสียเวลาค้นหาหรือไม่ มีวัสดุอุปกรณ์มากเกินความจำเป็นหรือไม่ เกิดความสูญเปล่าหรือไม่ ต้องมั่นใจว่าในสถานที่ทำงานมีเฉพาะของที่จำเป็นใช้งานเท่านั้น (Only necessary things remain at the workplace)
2. สะดวก (Seiton) คือ การจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่างๆ ในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อความสะดวก ปลอดภัย และคงไว้ ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการทำงาน มีการกำหนดทางเดินและกำหนดที่วางชัดเจนหรือไม่ มีการจัดเก็บแยกประเภท เครื่องมือ อุปกรณ์ต่างๆ โดยคำนึงถึงความรวดเร็ว ปลอดภัย และคงไว้ซึ่งคุณภาพหรือไม่ ที่ชั้นวางมีป้ายบอก ที่ของมีป้ายติด และมีตารางแสดงตำแหน่งการจัดวางสิ่งของหรือไม่ มีอุบัติเหตุเกิดขึ้นในสถานที่ทำงานบ่อยหรือไม่ มีที่สำหรับของทุกสิ่งและของทุกสิ่งต้องอยู่ในที่ของมัน (A place for everything and everything in its place)
3. สะอาด (Seiso) คือ การทำความสะอาด เครื่องมือ อุปกรณ์ และสถานที่ทำงาน อุปกรณ์สำนักงาน คอมพิวเตอร์ มีฝุ่น สนิม คราบน้ำมันหรือไม่ มีการทำความสะอาดอุปกรณ์สำนักงาน ก่อนและหลังการใช้งานทุกครั้งหรือไม่ มีการมอบหมายให้พนักงานแต่ละคนรับผิดชอบทำความสะอาดอุปกรณ์หรือไม่ สถานที่ทำงานโดยรวมสะอาดปราศจากฝุ่นและหยากไย่หรือไม่ มีการทำความสะอาดครั้งใหญ่ประจำปีหรือไม่ การทำความสะอาดคือการตรวจสอบ (Cleaning is inspection)
4. สุขลักษณะ (Seiketsu) คือ การรักษามาตรฐานการปฏิบัติ 3ส แรกที่ดีไว้ ค้นหาสาเหตุต่างๆ เพื่อยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น ขจัดสาเหตุของฝุ่นละออง คราบน้ำมัน และมลภาวะต่างๆ ได้หรือไม่ ป้าย สัญลักษณ์ต่างๆ มีขนาด และอยู่ในระดับเหมาะสมกับสายตาหรือไม่ มีการกำหนดแนวทางและวิธีปฏิบัติเพื่อรักษามาตรฐานความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงานหรือไม่ รักษามาตรฐานและปรับปรุงให้ดีขึ้น (Maintain present standards and aim at improvement)
5. สร้างนิสัย คือ การปฏิบัติตามระเบียบกฎเกณฑ์ของหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอ จนกลายเป็นการกระทำที่เกิดขึ้นเองโดยอัตโนมัติ หรือ เป็นประจำ ฝึกอบรมให้ความรู้ สร้างความเข้าใจ และปลูกฝังทัศนคติที่ดีในการรักษาความสะอาด ความเป็นระเบียบเรียบร้อยของ สถานที่ทำงาน ทุกคนปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และระเบียบของหน่วยงาน ผู้บังคับบัญชาทุกระดับต้องเป็นแบบอย่างที่ดี สร้างทัศนคติที่ดีในการทำงาน (Positive work attitude)
ทำอย่างไร? จึงจะดำเนินกิจกรรม 5ส ได้ประสบผลสำเร็จ
ทุกคนต้องมีส่วนร่วมในกิจกรรมนี้ ผู้บริหารสูงสุดต้องให้ความสำคัญ สนับสนุน และมีส่วนร่วมอย่างจริงจัง ทุกฝ่ายให้ความร่วมมือ และสนับสนุน ดำเนินการอย่างเป็นระบบมีแผนงานและการบริหารกิจกรรมที่ดี การเริ่มต้นกิจกรรมต้องทำโดยพร้อมกัน และปฏิบัติอย่างต่อเนื่องเสมือนภารกิจประจำ ต้องมีการจัดกิจกรรมเพื่อกระตุ้นส่งเสริมการดำเนินกิจกรรม 5ส ผู้บริหารระดับสูงควรเดินดูหน่วยงาน หรือสำนักงานอย่างสม่ำเสมอ ควรดำเนินกิจกรรม 5ส ควบคู่ไปกับกิจกรรมเพื่อการปรับปรุงงานอื่นๆ อาทิ กิจกรรมข้อเสนอแนะ กิจกรรมคุณภาพ เป็นต้น
จะได้อะไรบ้างจากการดำเนินกิจกรรม 5ส ?
ประสิทธิภาพ ในการทำงานสูงขึ้น คุณภาพดีขึ้น ต้นทุนลดลง มั่นใจว่าส่งมอบงานได้ทันเวลา ความปลอดภัยในการทำงานสูงขึ้น
กำลังใจและทัศนคติของพนักงานดีขึ้น
"ถ้าปฏิบัติกิจกรรม 5ส ได้ดีอย่างต่อเนื่องจะสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)
"ถ้าปฏิบัติกิจกรรม 5ส ได้ดีอย่างต่อเนื่องจะสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)
และนำมาซึ่งการเพิ่มผลผลิตโดยรวมที่สูงขึ้น"
